隨著多國推出新冠肺炎疫苗計劃和證書,世界各地經濟正在逐步復甦。 然而,由於許多國家/地區仍然存有旅遊限制和檢疫制度,商業管理人員可能不熱衷於短期内進行商務旅遊,因此無法在所需的國家/地區親自簽署公司文件。

在這種情況下,國際公證人可以協助客戶。

例如:一家香港註冊有限公司希望在柬埔寨設立子公司,但其董事無法前往柬埔寨簽署相關文件。 如何進行有關事宜?

首先,該公司可委派一名董事簽署授權書,委託柬埔寨當地代理人代其辦理相關手續。

此類授權書可由董事在香港國際公證人現場見證下簽署,再由公證人證明有關事實,並安排高等法院加蓋海牙認證、柬埔寨駐香港總領事館認證 。

 

如果董事本人不在香港怎麼辦? 香港國際公證人可否通過視像會議公證在香港使用的文件的簽署?

根據《法律執業者條例》(香港法例第 159 章),香港國際公證人不得在香港境外對文件進行公證,或根據香港《宣誓及聲明條例》(香港法例第 11 章)監誓或主持聲明,或以其他方式行使國際公證人的權力。 因此,他只有在香港當客戶親自與他在場時方可行駛上述權力。

然而,鑑於新冠肺炎疫情持續,香港國際公證人協會於2021年4月下旬發布了一項實務指示,指示作為臨時措施,在符合某些條件的情況下,國際公證人可以證明他透過視頻清楚地看到了委託人簽立文件。 這些條件包括(但不限於):

  1. 委託人必須身在香港但因正在接受香港政府強制檢疫而無法親自到國際公證人辦公室簽署相關文件;
  2. 國際公證人應進行初步詢問,向委託人或接收文件的海外司法管轄區有關當局要求書面確認擬公證行為會被接受;
  3. 國際公證人應要求委託人提供其在香港的地址,而委託人應提供足夠的證據,證明其在公證時與公證人同時身在香港;
  4. 委託人應提前向公證人提供待簽立文件及身份證明文件的複印件; 及
  5. 國際公證人只能敘述視頻會議的情況並證明委託人簽名的真實性,而不能公證他“見證”該文件簽立。

如果委託人並非身在香港,則可能需要根據情況作出其他安排。

 

歡迎透過電郵rufinang@hksunlawyers.com聯絡伍舜瑜律師進行查詢。

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